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重庆会议服务公司：会议预算该从哪些方面考虑

已有 224 次阅读 2019-04-15 11:27

如何策划一个商务会议，以及保证商务会议的成功，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，细节是否考虑周到。影响会议成功的因素有：会议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。那么作为会议策划的您是否找到合适的思路和方法呢，凡事预则立，不预则废。会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。而预算是所有策划开始必须且非常重要的工作，那么今天重庆会议服务公司小编就带领大家从现场预算开始算吧。

在策划会议之前，第一件事就是确定预算，公司到底打算用多少钱来举办会议，只要确定了预算，后面的事就好办多了。商务会议的预算包括以下几个部分。

1、会议场地

(1) 、会议场地租金。通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2) 、会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3) 、会场布置费用。如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4) 、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务运输与仓储、媒介公共关系等

2、交通费用

（1）商务用车的费用。

（2）出发地到会议场地的费用

（3）会议期间的交通费用

（4）返程的交通费用

3、餐饮费

餐饮费可以分为：早餐，午餐，茶歇，酒水

(1) 早餐

通常情况下，早餐是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用自然按人数计算即可，但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则酒店或餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算 — 而改为按预定人数收取费用。

(2) 中餐和午餐