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重庆会务服务之行程安排

已有 242 次阅读 2019-04-10 11:47

会议会务的安排一般都会有专人负责，但是如果老板把责任交给你，你怎么样去完成任务呢？最近小编的一次会议场地安排过后就有了非常深的印象！今天重庆会务服务小编就讲讲自己的亲身感受。

1、召开会议的场地及参会人员住宿酒店

会议需要几个主会场几个分会场，参会人员大概有多少？这个是必须提前确定的，很多会展中心，酒店可能会在同一时期召开多个会议，如果不能及时确定会场和酒店，在后期会非常被动，很可能不能讲会场安排在同一处，或者参会人员住宿安排不当。一般会场确定后，住宿酒店均在会场附近，VIP人员住在离会场最近的、最舒服的酒店。

2、会议的通知

需要不断的、采用多种方式进行全方位的通知，告知全世界，“我要开会了”，做好的前期的宣传造势。

3、会议议程

尽快确定会议议程，并及时公布，以便于吸引他人参会，同时也有助于参会人数的确定。对于后期工作的开展是很必要的。

4、接送服务

来多数人，从哪里来，参会人员分为几类（VIP、普通参会代表），分别用什么车，特殊的嘉宾谁去接站，接站站点负责人是谁？接站时间是多长？要不要设置接站固定点，都需要考虑清楚。

5、会议注册

参会人员来了以后如何注册，在哪里注册，VIP和普通代表有没有区别，有什么样的区别？

6、大会讲者材料的收集

尽可能提前收集，提前试好格式等等问题，如果实在不能收集那也要提前3个小时拷到会场的电脑上，不允许使用自己的电脑。因为随时可能会出问题的。

7、工作人员手册

这个简直太重要了，有了它，大会就不用发愁了，在会议开始前1-2周，考虑此次会议的流程，参会代表从家里出发到会议结束，会出现什么问题，负责人全部要在脑袋里面过一遍，然后每一个环节安排负责人，如：机场接机负责人、车辆调动负责人，到了会场指引注册人员、代表酒店安排人员，参会代表相关发言材料的收集、音响、话筒的负责人，各个分会场的负责人，当然了，每个负责人下面再根据情况配备工作人员，工作人员手册人手一册，配备每人联系方式，方便及时沟通，会议召开前3天，每天开会汇报工作，提前一天各个分会场彩排。

8、大会开幕式

开幕式前一晚一定一定要彩排，保证每一个话筒、音响、灯光都是完美的，礼仪怎么走，什么时候上台，从哪里上台等等问题，因为会议会出现太多的不确定因素，做好大会的开幕式一般也就不会出太大的问题了。

最后，把每一个工作细化、落实到具体人员身上，工作细化细化再细化，具体到代表吃完饭了垃圾放哪里？这个会议就不会有差错。查看更多会议会务请点击会议会务女士搭配。

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