团会网的日志

常见会议突发事件及处理方法

已有 446 次阅读 2019-03-20 17:49

举办会议时常会出现各种各样的问题，比如自然灾难、设备障碍、突发疾病等会议场所常规问题和与会者个人身体问题，今天团宴网提出的会议突发事件是参加会议人员或者工作人员的一些人事问题，并提供了相应的处理方式。
（一）主要发言人缺席
提前策划如何应对发言人无法完成指定任务的情况。如果这次发言微不足道，则可以安排一次休息；如果这次发言相当重要，则权衡是安排一次替代发言还是直接取消；如果发言人是位国际知名人物，他的发言还是整个活动的核心，那么代表们一定会相当失望，而且很可能对你发泄不满。无论是否能解决问题，你都得做好应付代表们责难的准备。
（二）登记代表数量不足
如果最后的登记与会代表人数很少，那么就得好好想想取消活动的损失是多少，包括财务上及在公共关系上的损失；但有时就是赔本也得继续进行会议。对一些规模较小的活动，比如专家研讨会之类，坚持召开就要比直接取消损失小得多。
（三）代表们没有出席
免费活动常出现的情况，代表们也许登记了，但最后一分钟却放弃了，而且常常毫无征兆。针对这种情况，最好是在活动前给每位代表发封电子邮件以做提醒，要求他们确认当天是否出席，以便必要时在最后一分钟调整饮食供应。在某些组织中，免费活动只是针对那些出席的人，因缺席造成的损失就要由那些登记了却没有出席的人负担。这样就能使出席率有所提高，而且避免了饮食的浪费。而对于那些收费活动，很明显，会议组织者必须设法确保缺席者不会导致亏损，那就得调整价格，对那些临时缺席的人征收罚款，因为这时无法找人来替补，而且活动也无法取消了。
（四）发言人表现不当
会议开始前就应与发言人说明原则。不恰当的言行通常是出乎意料的，但那些熟悉他的人应当是对此有所了解的。因此，在考虑请哪位作为活动主要发言人的时候，要仔细地核查一下此人有哪些人所共知的历史。
（五）某位代表言行不当
提前做好准备以避免这种事件的发生，若发生这种事情，必要时可请他出去。必须严肃地处理这种问题，而且处理得不过分。
（六）会议前会场出现了问题
一个较普遍的问题就是会场预订撞车，或应该在会议之前完成的整修工程延迟完成，必须在会前再次予以确认。
（七）有国家性的重要活动或会议同期举行
例如，国家重要会议、足球世界杯最后几轮主场赛事。建议与代表们沟通一下，看多数人希望怎样做（重新设定会议的日程表？在另外一间屋子提供大屏幕？一切照旧？取消会议？）同时，要在组织与预算允许的范围内，尽最大努力使他们满意；但要清楚，让每一个人都满意是不可能的。
（八）重要的健康问题
如位代表不幸患上严重的饮食方面的疾病或者是高度传染的疾病，对这类突发事件的策划至关重要。例如，确保与专业健康专家保持紧密联系，以便在突发疾病时及时求救。
（九）饮食供应确实令人不满
会议的饮食供应问题很多，评估的数据可以提供许多供应时间、质量、以及其他方面的信息。但重要的事情是要持续检查供应的食品是否差强人意还是很令人满意，这样至少能有参与流程并能尽力改进工作中的不足。
（十）由于排队而导致饮食供应延迟
这种事件可能会导致整个活动时间的打乱。要事先检查会场，与餐饮供给者讨论相关要求（供应速度），对将要花费的时间进行合理的估计，并在项目中安排机动时间。
（十一）影响代表们到会与离会的主要交通问题
尽早做好会议通知，让与会代表做好准备。
（十二）IT系统问题
有必要会前核实在当地何处能很快租到设备。成本允许的情况下，在短时间内同时租用多台设备备用。
【团会网】重庆会议一站式服务领导品牌，找重庆酒店会场预订！找会场,重庆会议场地价格，办会议,找会务公司，上团会网.实惠、省心、省时有保障！

分享举报